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Prozessautomatisierung für den Mittelstand

Wie viel Zeit verliert Ihr Unternehmen noch mit manuellen Prozessen?

Dokumente prüfen, Daten übertragen, Freigaben nachverfolgen – vieles davon lässt sich heute automatisieren, ohne Ihre Systemlandschaft zu ersetzen.

Kostenlosen Prozess-Check buchen30 Minuten · unverbindlich · online
Beispiele ansehen

Heute: manuell

  • Dokument öffnen und prüfen
  • Daten in ein anderes System übertragen
  • E-Mail zur Freigabe schreiben
  • Antwort nachverfolgen
  • System aktualisieren

Danach: automatisiert

  1. 1Dokument geht ein
  2. 2Daten werden automatisch ausgelesen und geprüft
  3. 3Workflow leitet weiter und aktualisiert Ihre Systeme
  4. Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen
Ein typischer Ablauf – vor und nach der Automatisierung

Der Alltag in vielen Unternehmen

Kommt Ihnen das bekannt vor?

  • Dokumente werden manuell geprüft.
  • Daten werden von Hand zwischen Systemen kopiert.
  • Freigaben laufen über E-Mail – und bleiben liegen.
  • Mitarbeiter suchen Informationen in unterschiedlichen Systemen.
  • Wiederkehrende Aufgaben werden jedes Mal neu von Hand erledigt.
E-MailERPExcelDMSCRM
Ihr Mitarbeiter
Heute überbrücken Ihre Mitarbeiter die Lücken zwischen den Systemen – von Hand.

Genau hier setzen wir an.

Nicht mit einem weiteren Tool – sondern entlang Ihrer bestehenden Systeme.

Was wir tun

Vom manuellen Ablauf zur laufenden Automatisierung

  1. 1

    Prozess verstehen

    Wir schauen uns einen konkreten Ablauf an: Wer macht was, mit welchen Systemen, wie oft.

  2. 2

    Potenzial identifizieren

    Wir bewerten, welche Schritte sich automatisieren lassen – und welche bewusst manuell bleiben sollten.

  3. 3

    Pilot bauen

    Ein klar abgegrenzter Workflow wird automatisiert und in Ihrem Alltag getestet.

  4. 4

    Integrieren

    Die Lösung wird an Ihre bestehenden Systeme angebunden – ERP, DMS, CRM oder E-Mail.

  5. 5

    Messen

    Gesparte Zeit und Fehlerquote werden sichtbar, bevor Sie weiter investieren.

Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft – ersetzt wird nur, was Sie ohnehin ersetzen wollen.

Anwendungsfälle

Wo Automatisierung im Alltag ansetzt

Sechs Bereiche, in denen Teams jede Woche Zeit verlieren.

Dokumentenverarbeitung

Vorher

Mitarbeiter öffnen, prüfen und übertragen Dokumente von Hand.

Nachher

Informationen werden automatisch ausgelesen, geprüft, klassifiziert und weitergeleitet.

E-Mail-Automatisierung

Vorher

Postfächer werden manuell gesichtet, sortiert und verteilt.

Nachher

Eingehende Nachrichten werden automatisch klassifiziert, zusammengefasst und an die richtige Stelle geleitet.

Freigabeprozesse

Vorher

Freigaben laufen über E-Mail-Ketten und Zuruf – ohne Überblick.

Nachher

Ein strukturierter Workflow mit klaren Zuständigkeiten, Erinnerungen und Status.

Interne AI-Suche

Vorher

Wissen liegt verstreut in Ablagen, Laufwerken und Köpfen.

Nachher

Mitarbeiter finden Informationen über interne Dokumente und Systeme hinweg – mit einer Frage.

Systemintegration

Vorher

Daten werden zwischen ERP, DMS und CRM manuell übertragen.

Nachher

Ihre Systeme tauschen Daten automatisch aus – ohne Medienbrüche.

Individuelle interne Tools

Vorher

Excel-Listen und Umwege, weil Standardsoftware den Ablauf nicht abbildet.

Nachher

Ein schlankes internes Tool, das genau Ihren Workflow unterstützt.

Ein Beispiel

Eingehende Dokumente – vorher und nachher

Ein Ablauf, den es in fast jedem Unternehmen gibt.

Vorher: 7 manuelle Schritte

  1. PDF kommt per E-Mail an
  2. Mitarbeiter öffnet das Dokument
  3. Informationen prüfen
  4. Daten ins System übertragen
  5. E-Mail zur Freigabe senden
  6. Auf Antwort warten
  7. System aktualisieren

Nachher: 1 manueller Schritt

  1. Dokument geht ein
  2. AI liest und prüft die Informationen
  3. Workflow leitet automatisch weiter
  4. Mitarbeiter prüft nur Ausnahmen

Ihr Team bearbeitet nicht mehr jedes Dokument – sondern nur die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

Was bringt Ihnen das? Rechnen Sie nach

Was würde Automation für Sie bedeuten?

Schätzen Sie kurz, wie viele Stunden pro Woche Ihr Team manuell auf wiederkehrenden Aufgaben verbringt.

Eingesparte Stunden / Jahr

307h

Geschätzte Ersparnis / Jahr

15.350 €

Annahme: 50 EUR / Stunde interne Kosten, 80% Automatisierungsgrad.

Den vollen Bericht per E-Mail erhalten

Mit Ihren Zahlen, drei realistischen nächsten Schritten und Annahmen-Check — eine einzige E-Mail.

Warum VibeProcess

Kein weiteres AI-Tool. Eine Lösung, die im Alltag läuft.

Beratung ohne Umsetzung oder Technik ohne Prozessverständnis? Wir verbinden beides:

  • Prozessverständnis

    Wir analysieren den tatsächlichen Ablauf – nicht den, der auf Papier stehen sollte.

  • UX

    Lösungen, die Ihre Mitarbeiter verstehen und gern benutzen – sonst werden sie nicht genutzt.

  • AI

    Eingesetzt dort, wo sie messbar Arbeit abnimmt – nicht, weil es gerade modern ist.

  • Automation

    Workflows, die Systeme verbinden und Routineschritte zuverlässig übernehmen.

  • Softwareentwicklung

    Wo Standardlösungen nicht reichen, bauen wir die fehlenden Bausteine selbst.

Verstehen. Gestalten. Umsetzen – bis es im Alltag läuft.

Ablauf & Kosten

Ein risikoarmer Weg zur ersten Automatisierung

Sie müssen nicht an ein großes Projekt glauben. Sie müssen nur einen Prozess zeigen.

  1. 1

    Kostenloser Prozess-Check

    30 Minuten

    Wir besprechen einen konkreten manuellen Prozess, schätzen das Automatisierungspotenzial ein und klären, ob sich ein Pilot lohnt.

    Kostenlos und unverbindlich

  2. 2

    Pilot

    Ein klar definierter Workflow wird automatisiert und in Ihrem Arbeitsalltag getestet – mit messbarem Ergebnis.

    Zur Orientierung: 2.500–5.000 € je nach Komplexität

  3. 3

    Umsetzung

    Die validierte Lösung wird in Ihre Systeme und Abläufe integriert und bei Bedarf schrittweise erweitert.

    Projekte starten typischerweise ab 5.000 € und skalieren mit Integrationen und Komplexität

Wer dahinter steht

Erfahrung aus Enterprise-Software, nicht aus Pitch-Decks

Ognjen Mamić, Gründer von VibeProcess
Ognjen Mamić · Gründer, VibeProcess

Sie sprechen direkt mit der Person, die Ihre Lösung konzipiert und umsetzt – mit Jahren an Projekterfahrung in Enterprise-UX und Softwareentwicklung: komplexe B2B-Anwendungen, Dokumentenmanagement, AI-gestützte Verarbeitung und interne Tools.

  • Enterprise UX & komplexe B2B-Software
  • Dokumentenmanagement & Workflows
  • AI-Dokumentenverarbeitung & interne AI-Suche
  • Prozessautomatisierung & Systemintegration
  • Individuelle Softwareentwicklung

Projekte umgesetzt für Unternehmen wie

  • Currily AG
  • MDIS Consulting
  • evidanza
  • MUCH. GmbH

Ausgewählte Produkte & Projekte

  • possibly
  • digitalfabriX
  • AI Flowix
  • WINE-TO-GO
  • level8
  • abo UX
Ausgewählte Projekte ansehen

Häufige Fragen

Was Entscheider vor dem ersten Gespräch wissen wollen

Nein. Wir setzen auf Ihrer bestehenden Systemlandschaft auf – ERP, DMS, CRM, E-Mail – und ergänzen Automatisierung dort, wo sie fehlt. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn Sie ihn ohnehin planen.

Welcher Prozess kostet Ihr Team jede Woche unnötig Zeit?

Schauen wir es uns gemeinsam an – in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch.

Das klären wir im Prozess-Check:

  • Wir verstehen einen konkreten manuellen Prozess
  • Wir identifizieren das Automatisierungspotenzial
  • Wir schätzen mögliche Zeit- und Kostenersparnis ein
  • Wir klären, ob ein kleiner Pilot sinnvoll ist

Lieber per E-Mail? hello@vibeprocess.de

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