Dokumentenverarbeitung
Mitarbeiter öffnen, prüfen und übertragen Dokumente von Hand.
Informationen werden automatisch ausgelesen, geprüft, klassifiziert und weitergeleitet.
Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Dokumente prüfen, Daten übertragen, Freigaben nachverfolgen – vieles davon lässt sich heute automatisieren, ohne Ihre Systemlandschaft zu ersetzen.
Heute: manuell
Danach: automatisiert
Der Alltag in vielen Unternehmen
Genau hier setzen wir an.
Nicht mit einem weiteren Tool – sondern entlang Ihrer bestehenden Systeme.
Was wir tun
Wir schauen uns einen konkreten Ablauf an: Wer macht was, mit welchen Systemen, wie oft.
Wir bewerten, welche Schritte sich automatisieren lassen – und welche bewusst manuell bleiben sollten.
Ein klar abgegrenzter Workflow wird automatisiert und in Ihrem Alltag getestet.
Die Lösung wird an Ihre bestehenden Systeme angebunden – ERP, DMS, CRM oder E-Mail.
Gesparte Zeit und Fehlerquote werden sichtbar, bevor Sie weiter investieren.
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft – ersetzt wird nur, was Sie ohnehin ersetzen wollen.
Anwendungsfälle
Sechs Bereiche, in denen Teams jede Woche Zeit verlieren.
Mitarbeiter öffnen, prüfen und übertragen Dokumente von Hand.
Informationen werden automatisch ausgelesen, geprüft, klassifiziert und weitergeleitet.
Postfächer werden manuell gesichtet, sortiert und verteilt.
Eingehende Nachrichten werden automatisch klassifiziert, zusammengefasst und an die richtige Stelle geleitet.
Freigaben laufen über E-Mail-Ketten und Zuruf – ohne Überblick.
Ein strukturierter Workflow mit klaren Zuständigkeiten, Erinnerungen und Status.
Wissen liegt verstreut in Ablagen, Laufwerken und Köpfen.
Mitarbeiter finden Informationen über interne Dokumente und Systeme hinweg – mit einer Frage.
Daten werden zwischen ERP, DMS und CRM manuell übertragen.
Ihre Systeme tauschen Daten automatisch aus – ohne Medienbrüche.
Excel-Listen und Umwege, weil Standardsoftware den Ablauf nicht abbildet.
Ein schlankes internes Tool, das genau Ihren Workflow unterstützt.
Ein Beispiel
Ein Ablauf, den es in fast jedem Unternehmen gibt.
Vorher: 7 manuelle Schritte
Nachher: 1 manueller Schritt
Ihr Team bearbeitet nicht mehr jedes Dokument – sondern nur die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Was bringt Ihnen das? Rechnen Sie nach
Schätzen Sie kurz, wie viele Stunden pro Woche Ihr Team manuell auf wiederkehrenden Aufgaben verbringt.
Eingesparte Stunden / Jahr
307h
Geschätzte Ersparnis / Jahr
15.350 €
Annahme: 50 EUR / Stunde interne Kosten, 80% Automatisierungsgrad.
Den vollen Bericht per E-Mail erhalten
Mit Ihren Zahlen, drei realistischen nächsten Schritten und Annahmen-Check — eine einzige E-Mail.
Warum VibeProcess
Beratung ohne Umsetzung oder Technik ohne Prozessverständnis? Wir verbinden beides:
Wir analysieren den tatsächlichen Ablauf – nicht den, der auf Papier stehen sollte.
Lösungen, die Ihre Mitarbeiter verstehen und gern benutzen – sonst werden sie nicht genutzt.
Eingesetzt dort, wo sie messbar Arbeit abnimmt – nicht, weil es gerade modern ist.
Workflows, die Systeme verbinden und Routineschritte zuverlässig übernehmen.
Wo Standardlösungen nicht reichen, bauen wir die fehlenden Bausteine selbst.
Verstehen. Gestalten. Umsetzen – bis es im Alltag läuft.
Ablauf & Kosten
Sie müssen nicht an ein großes Projekt glauben. Sie müssen nur einen Prozess zeigen.
Wir besprechen einen konkreten manuellen Prozess, schätzen das Automatisierungspotenzial ein und klären, ob sich ein Pilot lohnt.
Kostenlos und unverbindlich
Ein klar definierter Workflow wird automatisiert und in Ihrem Arbeitsalltag getestet – mit messbarem Ergebnis.
Zur Orientierung: 2.500–5.000 € je nach Komplexität
Die validierte Lösung wird in Ihre Systeme und Abläufe integriert und bei Bedarf schrittweise erweitert.
Projekte starten typischerweise ab 5.000 € und skalieren mit Integrationen und Komplexität
Wer dahinter steht

Sie sprechen direkt mit der Person, die Ihre Lösung konzipiert und umsetzt – mit Jahren an Projekterfahrung in Enterprise-UX und Softwareentwicklung: komplexe B2B-Anwendungen, Dokumentenmanagement, AI-gestützte Verarbeitung und interne Tools.
Projekte umgesetzt für Unternehmen wie
Ausgewählte Produkte & Projekte






Häufige Fragen
Nein. Wir setzen auf Ihrer bestehenden Systemlandschaft auf – ERP, DMS, CRM, E-Mail – und ergänzen Automatisierung dort, wo sie fehlt. Ein Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn Sie ihn ohnehin planen.
Schauen wir es uns gemeinsam an – in einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch.
Das klären wir im Prozess-Check:
Lieber per E-Mail? hello@vibeprocess.de
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